La Contraloría no encontró justificadas las explicaciones dadas por la Cámara de Comercio en el “Hallazgo Nº2” sobre viajes por $92.459.296 de miembros de la Junta Directiva en 2018.
Hallazgo Nº 2
Gastos de viaje miembros de la Junta Directiva CCC en el año 2018
Artículo 7º y 8º de Ley 1727 de 2014; Parágrafo del Artículo 6º, artículo 9º, 10º y 12º de los Estatutos de la Cámara de Comercio de Cartagena – CCC (Código: PE-O-01, versión 03) –
Funciones de la Junta Directiva
ARTÍCULO 7o. DEBERES ESPECIALES DE LA JUNTA DIRECTIVA. Teniendo en cuenta la especial naturaleza y funciones de las Cámaras de Comercio, sus directivos actuarán de buena fe, con lealtad, diligencia, confidencialidad y respeto. La Junta Directiva, en el desarrollo de sus funciones, será responsable de la planeación, adopción de políticas, el control y la evaluación de gestión de la respectiva Cámara de Comercio. Se abstendrá de coadministrar o intervenir en la gestión y en los asuntos particulares de su ordinaria administración, por fuera de sus competencias legales y estatutarias.
PARÁGRAFO. El Gobierno Nacional reglamentará la forma de convocatoria y las reuniones de la Junta Directiva de las Cámaras de Comercio.
Funciones de Estrategia y Gestión.
- 1. Elaborar, reformar y aprobar los estatutos de la Cámara de Comercio de Cartagena de acuerdo con las normas vigentes que regulan la materia, así como su código de ética y buen gobierno corporativo, interpretarlos y llenar los vacíos que en ellos se encuentran de acuerdo con las leyes vigentes. 2. Aprobar las políticas generales de la Cámara de Comercio y velar por su cumplimiento. 3. Estudiar y aprobar el plan estratégico y el de gestión de la Cámara de Comercio, así como su plan de acción anual, presupuesto anual de ingresos y gastos y señalar las acciones que estime convenientes para realizar los objetivos de la misma. Así como revisar los presupuestos de los convenios y contratos en que la Cámara sea parte en los casos en que le corresponde de acuerdo a la cuantía y aprobar su ejecución. El direccionamiento estratégico estará basado, entre otros, en el análisis del acontecer de la ciudad-región y la jurisdicción de la Cámara para propender por la calidad y mejoramiento de vida de sus habitantes. 4. Fijar mediante resolución, las cuotas anuales que deberán pagar los comerciantes afiliados y las demás tarifas correspondientes a sus ingresos privados. 5. Aprobar la creación y cierre de sedes, oficinas seccionales o puntos de atención en el territorio de su jurisdicción de acuerdo con las disposiciones legales y los estudios previos de viabilidad y conveniencia presentados por el Presidente Ejecutivo 6. Ejercer dentro de los límites propios de la Junta Directiva, las acciones que estime convenientes para realizar los objetivos de la entidad. Decidir sobre la participación o retiro de la cámara en otras entidades y designar a quienes deben representarla ante ellas. 8. Identificar y aprobar los indicadores de gestión para evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos del plan de acción. 9. Darse su propio reglamento.
Funciones Control y Evaluación.
- 1. Velar por el fiel cumplimiento de la Ley, los estatutos, las instrucciones de los órganos de supervisión los reglamentos de la cámara y su código de ética y buen gobierno. 2. Aprobar la política de gestión y administración del riesgo.3. Hacer seguimiento mensual a los estados financieros. 4. Solicitar a la administración los informes que considere pertinentes, de acuerdo a la ley y en el marco de sus funciones. Aprobar anualmente los balances y demás estados financieros de la entidad. 6. Evaluar trimestralmente el cumplimento de los indicadores de gestión del plan de acción y de los objetivos y metas y cumplimiento del presupuesto propuestos por la administración, y aprobar el informe de gestión anual de la Cámara de Comercio bajo el sistema de control interno.
Atribuciones y facultades
- 1. Designar y remover al Presidente Ejecutivo y a los suplentes del representante legal, señalarles sus atribuciones y limitaciones para la celebración de actos o contratos, y aprobar los viajes y gastos de representación tanto nacionales como internacionales que deban realizar en desarrollo de sus funciones. 2. Impartir al Presidente Ejecutivo las instrucciones que considere convenientes para el adecuado desarrollo de la Cámara en el marco de sus funciones y finalidad de la gestión de la Junta Directiva; 3. Aprobar la estructura administrativa de la Cámara de Comercio y su planta de cargos. 4. Establecer las políticas para el nombramiento y compensación de los funcionarios de la Cámara de Comercio. 5. Aprobar el manual de funciones de la planta de cargos de la entidad. 6. Autorizar la celebración o ejecución de todo acto, contrato o convenio cuando la cuantía supere el monto equivalente a setenta y cinco salarios mínimos mensuales legales vigentes (75 SMMLV), con cargo a los recursos o aportes de la entidad, sean públicos o privados, de convenios o contratos en que la Cámara sea parte. 7. Autorizar la celebración de los contratos o convenios con entidades, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, con o sin ánimo de lucro con el fin de implementar programas y ejecutar proyectos que se enmarquen dentro de sus funciones atribuidas, siempre que su cuantía exceda de la cantidad de setenta y cinco salarios mínimos mensuales legales vigentes (75 SMMLV); 8. Autorizar la disposición de los bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Cámara de Comercio, de acuerdo con las competencias y cuantías que le corresponden en materia contractual y la inversión de los fondos de la misma, en la forma prevista por la ley y los estatutos. 9. Designar comisiones o comités para estudiar o tramitar asuntos especiales; 10. Aprobar la recopilación y certificación de las costumbres mercantiles que tengan existencia en el ámbito de su jurisdicción.
Otras funciones.
- Crear las distinciones o condecoraciones que estime convenientes. 2. Aprobar el ingreso de los árbitros, conciliadores, secretarios y peritos que han de integrar las listas del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio, así como la lista de peritos y contralores, en los casos que determine la ley y aprobar los reglamentos de funcionamiento y de procedimiento arbitral institucional del Centro de Arbitraje y Conciliación. Esta función podrá ser delegada, al Comité Asesor y Disciplinario del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cartagena, conforme a su reglamento. 3. Aprobar el Código de Gobierno Corporativo que se estructure a partir de los presentes estatutos. 4. Aprobar el reglamento propio de la Junta Directiva. 5. Designar al secretario de junta directiva. 6. Las demás que sean delegadas en la Ley y los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional
PARAGRAFO: La Junta Directiva ejercerá sus funciones dentro del marco de las competencias establecidas en la Ley 1727 de 2014, y no podrá realizar actividades diferentes a sus funciones y atribuciones.
Se evidenció el registro de gastos de viaje con destino nacional e internacional de miembros de la Junta Directiva por valor de $92.459.296, según certificación de la administración de la CCC mediante oficio radicado 2019ER0018528 del 27/02/2019, sin que se justifique la realización de este gasto, debido a que según las funciones de la Junta Directiva consagradas en el artículo 12º de los estatutos vigentes en el año 2018, no tienen competencia los miembros de la Junta Directiva para realizar misiones en representación de la CCC y ser objeto del pago de gastos de viaje.
Lo anterior, genera gastos injustificados y un posible detrimento a los recursos de origen público a cargo de la CCC (Según artículo 182 de la ley 1607/2012) en la vigencia 2018, sobreestimando la cuenta 5155 – GASTOS DE VIAJE por $92.459.296 y subestimando la cuenta 1110 – BANCOS por el mismo valor.
Hallazgo administrativo con presunta incidencia Fiscal y Disciplinaria.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
Las cámaras de comercio tienen dentro de sus funciones, contempladas en el Decreto 1074 de 2015, entre otras estas:
“… 7. Participar en la creación y operación de centros de eventos, convenciones y recintos feriales de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1558 de 2012 y las demás normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen; …
- Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como desarrollar actividades de capacitación en las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones; …
- Participar en programas regionales, nacionales e internacionales cuyo fin sea el desarrollo económico, cultural o social en Colombia; …”
Y en concordancia con estas funciones, la Cámara de Comercio de Cartagena dentro de su direccionamiento estratégico establecido en el Plan de Acción 2018, que se desarrolló a través de Proyectos que se despliegan por medio de Componentes, con los cuales se busca dar cumplimiento a las funciones legales, misionales, en aras del desarrollo de la región. La descripción de cada uno de los proyectos que componen el Plan de Acción 2018 son
| Nombre de la Actividad | Descripción |
| Desarrollo Regional y Entorno Competitivo | «Generar estrategia que fomenten el desarrollo económico regional mediante soluciones innovadoras que permitan a las empresas crecer y expandirse internacionalmente. A partir de la generación de alianzas estratégicas entre el sector público y privado que permitan vincular las apuestas productivas para generar desarrollo en materia de competitividad e innovación. Incluye estrategias como: DESARROLLO ECONÓMICO REGIONAL, REPRESENTACIÓN Y ARTICULACIÓN REGIONAL (CRC), SOSTENIBILIDAD REGIONAL y FORTALECIMIENTO PÚBLICO Y SOCIAL» |
| Fortalecimiento Empresarial | «Promover la competitividad y productividad de las empresas de la región a partir del desarrollo de proyectos que permita incrementar la generación de empleo y crecimiento económico sostenible de las organizaciones accediendo a mercados nacionales e internacionales con ofertas de valor innovadoras Incluye estrategias como: EMPRENDIMIENTO, FOMENTO EMPRESARIAL Y ASISTENCIA A LA INNOVACIÓN, ACCESO A MERCADOS NACIONALES E INTERNACIONALES, COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL CLUSTERS Y NUCLEOS y CONVERGENCIAS INSTITUCIONALES» |
| Fortalecimiento Interno | Desarrollar procesos de construcción tecnológicas, modelos de evaluación, sistemas de información, mercadeo y comunicaciones, relaciones humanas y modelos de innovación organizacional que permitan mejorar la eficiencia y eficacia operacional generando mejor lugar de trabajo para los empleados de la entidad y contribuyendo al desarrollo organizacional y económico de la entidad |
| Registros y Servicios Delegados | Desarrollar procesos agiles, seguros, transparentes y de fácil acceso a los empresarios de la jurisdicción, generando seguridad y confianza en los servicios registrales de la Cámara de Comercio de Cartagena |
| Servicios al Cliente | Generar relaciones mutuamente beneficiosas con los clientes de la Cámara de Comercio de Cartagena, desarrollando propuestas de valor agregada e innovadora en el portafolio de servicio de la entidad especialmente en nuestros afiliados, mecanismos alternativos de solución de conflictos y nuevos modelos de negocios a los empresarios |
| Gestión del Conocimiento | Difundir nuevo conocimiento a los empresarios de la jurisdicción sobre la economía local y regional, mediante el desarrollo de estudios especializados en la competitividad del comercio y la economía creativa y cultural |
| Administrativa y de Soporte | Comprende actividades encaminadas al mejoramiento, sostenimiento de la gestión para el cumplimiento de sus funciones públicas, tales como la gestión del recurso humano, contabilidad, administración financiera y servicios generales, entre otros. |
Además, las juntas directivas de las cámaras de comercio son el órgano máximo de administración de la entidad, tal como lo indica el Artículo 2.2.2.38.2.1 del Decreto 1074 de 2015, y dentro de las funciones contempladas en los Estatutos vigentes de la Cámara de Comercio de Cartagena en el numeral 6 del aparte Funciones de Estrategia y Gestión contenidas en el Artículo 12, se indica que la Junta Directiva debe ejercer las acciones que estime convenientes para realizar los objetivos propios de la entidad. Además, en el mismo artículo en el aparte de las Funciones Control y Evaluación, en el numeral 1 establece que la Junta Directiva debe velar por el fiel cumplimiento de la Ley y los estatutos.
Por todo lo anterior, este ente cameral ha participado en misiones, ferias y proyectos como parte del cumplimiento a las funciones legales y de su Plan de Acción 2018. En este orden de ideas, los gastos generados de la participación de los miembros de junta en viajes a misiones, visitas o reuniones son justificados y hacen parte de la gestión que la cámara de comercio debe realizar para el cabal cumplimiento de sus funciones legales y, del desarrollo y ejecución del Plan de Acción establecido dentro del lineamiento estratégico trazado por este ente cameral.
Hay que tener en cuenta que existen dos clases de modalidades de viajes, una como empresario y otra como miembro de la Junta Directiva en funciones corporativas, las primeras son convocatorias que se realizan a través de los núcleos empresariales constituidos donde es libre la participación de cualquier empresario miembro del núcleo y se tiene en cuenta el cumplimiento de ciertos requisitos; la segunda es potestad y decisión del órgano máximo de administración quien aprueba la participación en los mismos, basados en las necesidades de cumplimiento de funciones camerales.
Como parte de esta aclaración a esta observación adjuntamos un cuadro en formato Excel, que tiene dos pestañas una para los viajes internacionales y otra para los nacionales, donde consta:
- Misión / proyecto
- Función cameral
- Plan de Acción 2018
- Componente
- Aprobación Junta Directiva
- Objetivo de la Misión / Proyecto
- Objetivo específico de la Misión / Proyecto
- Impacto
- Resultados
- Participantes
Además del cuadro en mención, se adjunta las invitaciones a las misiones, convocatorias, fotos y demás soportes que aplican para cada uno de los viajes internacionales. Esto se encuentra en la USB anexa dentro de la carpeta denominada Respuesta Observación No. 1.
ANALISIS DE LA RESPUESTA: Lo argumentado por la Administración de la CCC en su respuesta, no desvirtúa el hallazgo, debido a que esas actividades han podido desarrollarse con personal de planta de la CCC y no necesariamente con los miembros de la Junta Directiva, lo que estaría en contradicción a lo establecido en el Artículo 7º de Ley 1727 de 2014 y el artículo 12 de los Estatutos de la CCC, al estar presuntamente coadministrando o interviniendo en la gestión y en los asuntos particulares de su ordinaria administración, por fuera de sus competencias legales y estatutarias.
Por lo anterior, se mantiene el hallazgo con las incidencias comunicadas.
